Alan Lakein řekl: Nedostatek času neexistuje. Všichni máme dost času na to, abychom mohli udělat všechno, co udělat skutečně chceme. A protože máme v dnešní době většinou spoustu práce a pocit, že času je málo, vyskytuje se potřeba plánovat. Dle Stevena Coveyho lze time management rozdělit do čtyř generací. Pojďme si je přiblížit.

I. generace: “To do listy” neboli odpověď na otázku CO DĚLAT

Plánování času na základě první generace je nejjednodušší. Vašimi pomůckami při tomto plánování budou pouze tužka a papír, potom už stačí pouze sepsat seznam úkolů a můžete vesele začít. Protože tato metoda je skutečně nejprimitivnější, nese s sebou také určité nevýhody. Do “to do listu” si nemůžete zapsat termíny plnění ani prioritu jednotlivých úkolů, což může být při dlouhodobém plánovaní velký problém.

II. generace: “Pracovní kalendář” neboli odpověď na otázku CO A KDY DĚLAT

Pracovní kalendář, který stojí na Vašem stole již umožní přehledné zapsání termínů a stanovení Vašich cílů. Bohužel tyto kalendáře neumožňují zaznamenání více důležitých činností do jednoho dne, takže je už na uživateli, aby se rozhodl, jaký úkol je pro který den stěžejní a zbytek si zapsal někam jinam.

III. generace: “Osobní organizér” neboli odpověď na otázku CO, KDY A JAK DĚLAT

Tento systém plánování ocení hlavně skutečně vytížení lidé, kteří mají na starosti nějaký velký projekt nebo vedení týmu. Diář, který umožňuje zapsání více činností do jednoho dne, zaznamenání jejich priorit i termínů je přehledný a velice funkční. Nejdůležitějším krokem při plánování III. generace je rozhodnout se, který úkol má nejvyšší prioritu a který může počkat.

IV. generace: “Dlouhodobý systém” neboli odpověď na otázku CO, KDY, JAK A PROČ DĚLAT

Nástroj pro dlouhodobý systém života je zefektivněním všech výše uvedených generací. Všechny nástroje, které jsme si uvedli – to do listy, kalendáře i diáře lze využít dle našich potřeb k tomu, abychom si dovedli naplánovat čas efektivně a byli spokojení. Díky tomu, že plánování věnujeme pravidelně určitý čas, dokážeme lépe vyhodnotit to, co je důležité a zbytek úkolů tomu podřídit. Protože si naše úkoly naplánujeme například týden předem, máme větší přehled o našem času,dokážeme si naplánovat i naše volnočasové aktivity a odpočinek, který je také velice důležitý.

Vývoj nástrojů pro time management není rozhodně u konce. Nároky na náš čas budou neustále narůstat a bude se vyvíjet i time management, aby jim dokázal vyhovět.